Promosyon Ürünleri Nasıl Muhasebeleştirilir?

Bir önceki yazımızda promosyon ürünlerinin vergi avantajlarına ve gider yazılabilme koşullarına değinmiştik. Bu konunun mali ve operasyonel tarafını tamamlayan en önemli ikinci husus ise, satın alınan on binlerce liralık kurumsal promosyon ürünlerinin şirket bilançosuna ve yevmiye defterlerine “Nasıl Muhasebeleştirileceği” sorusudur. Promosyon (eşantiyon) veya numune alımlarının Tek Düzen Hesap Planına (TDHP) hatalı kaydedilmesi, yıl sonu envanter tutarsızlıklarına, KDV beyannamelerinde uyumsuzluklara ve olası bir maliye denetiminde vergi ziyaı cezalarına yol açabilir. Ürünün faturasının kesildiği andan itibaren stoklara girişi ve bedelsiz olarak müşteriye teslim edildiğinde stoklardan çıkışı sürecinin kusursuz işletilmesi gerekir. Bu detaylı rehberde, promosyon ürünlerinin muhasebe kayıtlarının hangi hesap kodlarıyla yapılacağını (760 No.lu hesap) ve stok yönetimindeki kritik noktaları adım adım anlatacağız.

1. Promosyon Alım Faturasının İşlenmesi (Giriş Kaydı)

Bir promosyon firması üzerinden (Örneğin; Türkiye’nin lider tedarikçisi promosyonbank.com) kurumsal ajanda, powerbank veya duvar saati siparişi verdiniz ve faturanız firmanıza ulaştı. Muhasebecinizin yapması gereken ilk adım, bu faturayı direkt olarak bir “Satın Alınan Ticari Mal” (153 hesap) değil, kullanım amacına göre konumlandırmaktır.

1.1. Stokta Bekleyecek Ürünler İçin Stok Kaydı (157 Diğer Stoklar)

Eğer satın aldığınız ürünleri hemen o gün dağıtmayacaksanız ve örneğin bütün yıl boyunca fuarlarda peyderpey dağıtmak üzere deponuza koyacaksanız, bu ürünleri doğrudan gider yazmak (760’a atmak) yerine önce stok hesabına almanız gerekir. TDHP sistemine göre promosyon ürünleri firmanın kendi asıl sattığı ticari mal olmadığı için 153 Ticari Mallar hesabında değil, 157 Diğer Stoklar hesabının altında bir alt hesapta izlenmelidir.

Örnek Alım (Giriş) Yevmiye Kaydı:
—————— / ——————
157 DİĞER STOKLAR HESABI (Borçlu)
157.01 Promosyon Ürünleri
191 İNDİRİLECEK KDV HESABI (Borçlu)

320 SATICILAR (veya 100/102) HESABI (Alacaklı)
—————— / ——————

2. Promosyonların Dağıtılması ve Gider Kaydı (Çıkış Kaydı)

Diyelim ki yıl sonunda deponuzdaki şık deri evrak çantası promosyonlarını B2B müşterilerinize yeni yıl hediyesi olarak gönderdiniz. Artık bu ürünler deponuzdan çıkmış ve asıl amacı olan “Pazarlama ve Reklam” görevini yerine getirmiştir. İşte bu noktada stoklarda bekleyen ürünleri “Gider” (Maliyet) hesabına virmanlamanız (aktarmanız) gerekir.

2.1. 760 Pazarlama, Satış ve Dağıtım Giderleri Hesabı

Promosyonların tek amacı satış artırıcı ve marka bilinirliği sağlayıcı bir reklam olmasıdır. Bu yüzden TDHP’de bu harcamaların yeri 760 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri (veya 7/A yerine 7/B kullananlar için 794 Çeşitli Giderler) hesabıdır.

Örnek Dağıtım (Çıkış) Yevmiye Kaydı:
—————— / ——————
760 PAZARLAMA SATIŞ VE DAĞ. GİD. HESABI (Borçlu)
760.01 Reklam ve Promosyon Giderleri

157 DİĞER STOKLAR HESABI (Alacaklı)
157.01 Promosyon Ürünleri
—————— / ——————

Not: Eğer satın aldığınız tüm promosyon ürünlerini stokta bekletmeden anında fuarda dağıttıysanız, 157 hesabını hiç kullanmadan satın alma faturasını doğrudan 760 numaralı hesaba borç kaydederek işlemi tek seferde bitirebilirsiniz. Hangi ürünlerin hangi stratejiyle seçilmesi gerektiği konusunda kurumsal promosyon ürünleri seçim rehberi makalemizi de mutlaka okumalısınız.

3. Müşteriye Kesilecek Belge ve Sevk İrsaliyesi

Muhasebeleştirmedeki en çok kafa karıştıran konu, bedelsiz ürünlerin sevkidir. Eğer siz promosyon ürünlerini kargo veya nakliye aracı ile müşterinin adresine (şehir dışı vs.) gönderiyorsanız, taşıma esnasında bir maliye denetimine takılmamak için kesinlikle “Sevk İrsaliyesi” (e-İrsaliye) düzenlemek zorundasınız. İrsaliyenin açıklama kısmına “Bedelsiz Promosyon / Numune Gönderimidir, Fatura Edilmeyecektir” notunu düşmeniz, ürünlerin bir satış olmadığını, KDV hesaplanmayacağını resmi olarak belgelemiş olur.

Sonuç: Düzenli Hesap, Sorunsuz Denetim

Promosyon harcamaları, şirketlerin gelecekteki satışlarını garanti altına alan mükemmel vergi kalkanlarıdır. Ancak vergi matrahından düşmek istediğiniz yüz binlerce liralık reklam harcamanızın maliye karşısında savunulabilir olması için, TDHP standartlarına harfiyen uyulmalıdır. KDV’nin doğru indirim konusu yapılması (191 Hesap), stoktakilerin (157 Hesap) takibi ve tüketildiklerinde gider (760 Hesap) yazılması, profesyonel bir muhasebe sisteminin göstergesidir. Doğru muhasebeleştirilmiş her promosyon ürünü, firmanıza hem sahada hem de bilançoda net bir kazanç olarak geri dönecektir.